Komitmen URIP dalam melindungi data pribadi pengguna sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.
URIP (Unified Resource & Information Platform) adalah platform terpadu pengelolaan administrasi sekolah yang mencakup data pegawai, siswa, presensi (termasuk biometrik wajah), kalender haid, persuratan dan tanda tangan elektronik, akademik, serta modul lainnya. Dokumen ini menjelaskan secara rinci bagaimana URIP mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, melindungi, dan membagikan data pribadi pengguna, serta hak-hak yang Anda miliki atas data tersebut.
Dalam kebijakan ini, istilah-istilah berikut memiliki arti:
| Istilah | Pengertian |
|---|---|
| Data Pribadi | Data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi secara tersendiri maupun dikombinasi dengan informasi lainnya, baik secara langsung maupun tidak langsung. |
| Data Pribadi Spesifik | Data pribadi yang memerlukan perlindungan lebih tinggi, seperti data kesehatan, data biometrik, dan data anak. |
| Subjek Data | Orang perseorangan yang pada dirinya melekat data pribadi, dalam hal ini pegawai, siswa, orang tua/wali, dan pengguna URIP lainnya. |
| Pengendali Data | Pihak yang menentukan tujuan dan melakukan kendali atas pemrosesan data pribadi, yaitu sekolah selaku pengelola URIP. |
| Pemrosesan Data | Setiap kegiatan terhadap data pribadi, meliputi pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, penggunaan, penggabungan, penyebarluasan, dan penghapusan. |
| Deskriptor Wajah | Kumpulan angka (vektor numerik) hasil ekstraksi fitur wajah yang digunakan untuk pencocokan biometrik, bukan berupa foto/gambar. |
Pemrosesan data pribadi di URIP berpedoman pada:
Kebijakan ini berlaku untuk seluruh layanan dan fitur dalam platform URIP, meliputi namun tidak terbatas pada:
Kebijakan ini juga berlaku bagi seluruh pengguna URIP: administrator, kepala sekolah, guru/pegawai, siswa, orang tua/wali, serta pengunjung halaman publik.
Sekolah pengelola URIP bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi yang menentukan tujuan dan sarana pemrosesan data. Data identitas lengkap sekolah dapat dilihat pada halaman utama URIP bagian Informasi Sekolah. Untuk keperluan privasi, hubungi: surat@smpn9malang.sch.id
Saat akun dibuat oleh administrator, URIP menyimpan nama lengkap, alamat email, nama pengguna, peran (role), dan kata sandi yang disimpan dalam bentuk hash (tidak pernah disimpan sebagai teks biasa). Apabila Anda masuk menggunakan akun Google, URIP menerima nama, alamat email, dan pengenal akun Google Anda melalui protokol OAuth 2.0, dan tidak pernah menerima atau menyimpan kata sandi Google Anda.
Untuk keperluan administrasi kepegawaian, URIP mengelola data:
Untuk keperluan administrasi kesiswaan dan akademik, URIP mengelola data:
URIP mencatat presensi harian siswa, presensi sholat, serta rekapitulasinya. Untuk presensi wajah, URIP hanya menyimpan deskriptor numerik fitur wajah yang tidak dapat direkonstruksi menjadi gambar (lihat Bagian 7). Perangkat kiosk juga menyimpan informasi perangkat (nama, lokasi, token) untuk keperluan autentikasi perangkat.
Modul Kalender Haid menyimpan riwayat siklus menstruasi siswi untuk pencatatan dan prediksi siklus. Data ini dikategorikan sebagai data pribadi spesifik (kesehatan) dan mendapat perlindungan khusus (lihat Bagian 7).
URIP menyimpan dokumen surat masuk/keluar, disposisi, arsip, dan dokumen yang diproses melalui Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi. Data ini meliputi isi surat, lampiran, metadata surat, dan status alur kerja (draft → menunggu TTD → ditandatangani → dikirim).
Data mata pelajaran, pembagian mengajar, jadwal pelajaran, modul ajar, jurnal mengajar, nilai, kegiatan ekstrakurikuler dan kokurikuler, data perpustakaan (anggota, peminjaman, kunjungan, buku tamu), serta data alumni dan tracer study. Data ini diproses sebatas keperluan penyelenggaraan pendidikan.
URIP dapat mencatat data teknis seperti alamat IP, jenis peramban, perangkat yang digunakan, serta waktu akses untuk keperluan keamanan dan pemeliharaan. Data ini diproses secara agregat dan tidak digunakan untuk profil pemasaran.
| Tujuan Pemrosesan | Dasar Hukum |
|---|---|
| Penyelenggaraan administrasi sekolah (data induk pegawai & siswa) | Pelaksanaan tugas penyelenggaraan pendidikan sesuai peraturan perundang-undangan |
| Presensi harian, sholat, dan biometrik wajah | Kepentingan sah sekolah & persetujuan subjek data/wali (untuk data biometrik) |
| Kalender haid (kesehatan siswi) | Persetujuan eksplisit subjek data/wali & kepentingan vital kesehatan |
| Persuratan dan TTE | Pemenuhan kewajiban hukum administrasi persuratan |
| Penilaian akademik dan non-akademik | Pelaksanaan tugas pendidikan dan kewajiban pelaporan |
| Keamanan, audit, dan penelusuran aktivitas | Kepentingan sah pengendali data dalam menjaga keamanan sistem |
| Verifikasi dokumen publik via QR code | Persetujuan melalui pemindaian kode yang diberikan kepada pemegang dokumen |
URIP tidak menyimpan foto wajah. Proses pendaftaran wajah mengubah citra menjadi deskriptor numerik — kumpulan angka hasil ekstraksi fitur — yang secara teknis tidak dapat dikonversi kembali menjadi gambar. Deskriptor ini hanya digunakan untuk pencocokan identitas saat presensi dan tidak pernah ditampilkan, diekspor, atau dibagikan kepada pihak mana pun. Persetujuan (consent) diminta saat pendaftaran wajah pertama kali.
Data kalender haid bersifat sangat pribadi. Akses dibatasi hanya kepada siswi yang bersangkutan dan petugas dengan wewenang khusus (misalnya guru pembina kesehatan). Data digunakan semata-mata untuk pencatatan, prediksi siklus, dan pembinaan kesehatan. Data ini tidak ditampilkan di halaman publik, tidak digunakan untuk penilaian, dan tidak dibagikan kepada pihak ketiga tanpa persetujuan.
URIP menerapkan langkah pengamanan teknis dan organisasi, antara lain:
URIP menyimpan data pribadi selama diperlukan untuk mencapai tujuan pemrosesan, dengan ketentuan:
Penghapusan dilakukan dengan cara yang wajar dan aman. Data yang diwajibkan disimpan oleh peraturan perundang-undangan (misalnya arsip dokumen pendidikan) dikecualikan dari penghapusan hingga kewajiban tersebut berakhir.
URIP tidak menjual, menyewakan, atau memperdagangkan data pribadi. Data hanya dapat dibagikan apabila:
Pihak ketiga yang menerima data diwajibkan memproses data sesuai instruksi pengendali data dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Sesuai UU PDP, Anda memiliki hak-hak berikut:
Permohonan dapat disampaikan melalui kontak pada Bagian 16. Kami akan menindaklanjuti permohonan dalam waktu paling lambat 3 × 24 jam sejak permohonan diterima lengkap, sesuai ketentuan UU PDP.
Sebagian besar subjek data URIP adalah anak di bawah umur (siswa). Pemrosesan data pribadi anak dilakukan dengan ketentuan:
URIP menggunakan cookie sesi untuk mempertahankan status login dan melindungi sistem dari Cross-Site Request Forgery (token CSRF). URIP juga menggunakan localStorage peramban untuk menyimpan preferensi tampilan seperti tema gelap/terang dan preferensi navigasi lainnya. Data ini tersimpan hanya di perangkat Anda, tidak digunakan untuk pelacakan lintas situs, dan tidak digunakan untuk iklan. Anda dapat menghapusnya kapan saja melalui pengaturan peramban, namun beberapa fitur (seperti status login) memerlukan cookie untuk berfungsi.
URIP mencatat log aktivitas pengguna — siapa melakukan apa, pada data apa, dan kapan — melalui mekanisme observer pada setiap model utama. Log ini digunakan untuk audit internal, investigasi insiden keamanan, dan pemenuhan akuntabilitas. Log aktivitas hanya dapat diakses oleh administrator dan tidak ditampilkan kepada publik. Data log juga tercatat dalam pencadangan berkala untuk tujuan pemulihan sistem.
Kebijakan ini dapat diperbarui dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perubahan fitur URIP maupun peraturan perundang-undangan. Setiap perubahan akan diumumkan melalui halaman ini beserta tanggal pembaruan dan nomor versi. Apabila perubahan bersifat material, pengumuman juga dapat dilakukan melalui pengumuman di dalam aplikasi. Dengan tetap menggunakan URIP setelah perubahan berlaku, Anda dianggap menyetujui kebijakan yang telah diperbarui.
Untuk pertanyaan, permohonan hak subjek data, atau pengaduan terkait kebijakan privasi ini, silakan hubungi administrator URIP melalui:
